Jak przygotować brief dla agencji eventowej ?

Przygotowanie dobrego briefu dla agencji eventowej jest kluczowym elementem by uzyskać odpowiednio skrojoną ofertę dla realizacji danego projektu. Poniżej przedstawiamy kilka punktów, które warto uwzględnić podczas tworzenia swojego zapytania.

Opis Projektu:

Rozpocznij od krótkiego opisu projektu, wskazując na jego cel, zasięg i znaczenie dla firmy lub marki. Opisz, co chcesz osiągnąć poprzez to wydarzenie oraz jak ma ono wpłynąć na Twoją firmę.

Cele i Oczekiwania:

Określ jasno cele, które chcesz osiągnąć poprzez wydarzenie. Czy chcesz zwiększyć świadomość marki, zwiększyć zaangażowanie klientów, pozyskać nowych klientów, czy może coś innego?

Wymień konkretne oczekiwania wobec agencji eventowej, np. terminy, budżet, KPI projektu.

Grupa Docelowa:

Przedstaw agencji docelową grupę, do której kierowane jest wydarzenie. Opisz jakie są preferencje, oczekiwania i zachowania tej grupy, co jest dla nich istotne, jakie są ich zainteresowania.

Koncepcja Wydarzenia:

Opisz ogólną koncepcję wydarzenia, wskazując na tematykę, atmosferę, styl i główne elementy, które chcesz uwzględnić.

Jeśli masz jakieś szczególne pomysły lub wymagania dotyczące kreatywności, dekoracji, czy doboru lokalizacji, koniecznie je uwzględnij.

Budżet:

Podaj informacje na temat budżetu, który jest dostępny na realizację wydarzenia. Ustal czy jest to budżet stały czy elastyczny i czy obejmuje on tylko koszty organizacyjne, czy też inne elementy, takie jak promocja czy catering. Bez podania szacowanego budżetu na wydarzenie, agencja nie posiada istotnych informacji np. jakiej lokalizacji szukać, przykładowo, czy wydarzenie powinno się odbyć w hotelu 3 lub 5cio gwiazdkowym oraz czy powinna zapewnić innowacyjne rozwiązania audio-wizualne w ramach tego projektu czy np. standardowy rzutnik, co niestety jest kluczowe podczas tworzenia dedykowanej oferty.

Harmonogram:

Przedstaw oczekiwany harmonogram projektu, obejmujący kluczowe daty, takie jak terminy spotkań, prezentacji koncepcji, etapy przygotowań, dni wydarzenia itp.

Kryteria Oceny:

Określ kryteria, na podstawie których będziesz oceniał propozycje agencji eventowej. Mogą to być m.in. oryginalność pomysłów, doświadczenie, elastyczność w dostosowaniu się do potrzeb, czy też ocena kosztów.

Kontakt:

Podaj dane kontaktowe osoby, która będzie odpowiedzialna za współpracę z agencją eventową oraz terminy, w których można się z nią skontaktować w razie dodatkowych pytań.

‍

Reasumując powyższe, przygotowując brief dla agencji eventowej, ważne jest, aby być jak najbardziej klarownym i szczegółowym. Im więcej informacji dostanie agencja, tym lepiej będą mogli zrozumieć Twoje oczekiwania i lepiej dostosować swoje propozycje do Twoich potrzeb.

‍

Autor: Kamil Jaśkowski, Account Director / Co - owner New Look Advertising  

‍